AI TRANSPARENCY POLICY

EXPOLEAD

1. Cel i relacja z innymi dokumentami

Niniejszy dokument wyjaśnia, w jaki sposób ExpoLead wykorzystuje systemy i modele sztucznej inteligencji. Należy go czytać łącznie z Regulaminem, Polityką Prywatności, DPA oraz wykazem podprocesorów. Dokument nie zastępuje informacji wymaganych przez RODO ani indywidualnych komunikatów wyświetlanych przy funkcjach AI.

2. Role w łańcuchu AI

ExpoLead integruje modele zewnętrznych dostawców w funkcjach udostępnianych pod marką ExpoLead. W zależności od architektury i zakresu kontroli może działać jako dostawca systemu AI, downstream provider albo podmiot stosujący system AI w rozumieniu AI Act. Klasyfikacja każdej funkcji powinna być udokumentowana przed jej uruchomieniem.

W zakresie danych kont użytkowników ExpoLead może działać jako administrator. W zakresie danych leadów, notatek, wizytówek, nagrań i załączników przetwarzanych na polecenie klienta ExpoLead działa co do zasady jako procesor, a klient pozostaje administratorem.

3. Funkcje AI i zamierzony cel

ExpoLead nie jest przeznaczony do podejmowania decyzji dotyczących zatrudnienia, kredytu, ubezpieczenia, edukacji, świadczeń publicznych, egzekwowania prawa ani innych zastosowań wysokiego ryzyka. Zmiana zamierzonego celu wymaga uprzedniej oceny prawnej i technicznej.

4. Informowanie o użyciu AI

Funkcja AI jest oznaczona w interfejsie w sposób jasny i odróżnialny, najpóźniej przy pierwszej interakcji lub ekspozycji użytkownika na jej działanie. Oznaczenie wskazuje, że wynik został wygenerowany lub wspomagany przez AI i wymaga weryfikacji.

• użytkownik jest informowany, gdy wchodzi w bezpośrednią interakcję z systemem AI, chyba że z kontekstu jest to oczywiste;
• wyniki generatywne są oznaczane w interfejsie jako „Wygenerowane przez AI” lub równoważnie;
• jeżeli ExpoLead jako dostawca generuje syntetyczny tekst, obraz, audio lub wideo, wdraża oznaczenie maszynowo czytelne w zakresie wymaganym art. 50 AI Act i technicznie wykonalnym;
• treści publikowane publicznie w sprawach interesu publicznego wymagają ujawnienia udziału AI, chyba że zastosowanie ma wyjątek ustawowy związany z kontrolą redakcyjną;
• interfejs i komunikaty spełniają mające zastosowanie wymagania dostępności.

5. Dane wejściowe

Zakres danych zależy od uruchomionej funkcji i może obejmować nazwę firmy, stronę internetową, imię i nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon, zainteresowania, notatki, wiadomości, zdjęcia wizytówek, fragmenty dokumentów, nagrania i transkrypcje. ExpoLead przekazuje wyłącznie dane niezbędne do wykonania konkretnej operacji.

Użytkownik nie powinien przekazywać danych szczególnych kategorii z art. 9 RODO, danych o wyrokach z art. 10 RODO, dokumentów tożsamości, danych kart płatniczych, haseł, tajemnic niepotrzebnych do wykonania funkcji ani danych, do których nie ma prawa dostępu.

6. Podstawy prawne i odpowiedzialność za dane

Dla danych kont użytkowników przetwarzanie funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika może opierać się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dla bezpieczeństwa i obrony roszczeń może mieć zastosowanie art. 6 ust. 1 lit. f RODO po przeprowadzeniu oceny równowagi.

Dla danych leadów ExpoLead nie wybiera własnej podstawy prawnej: działa na udokumentowane polecenie klienta zgodnie z DPA. Klient jako administrator określa podstawę prawną, realizuje obowiązek informacyjny i ocenia, czy użycie AI jest zgodne z pierwotnym celem pozyskania danych. Użytkownik nie może wyrazić zgody w imieniu leada, chyba że posiada do tego ważne umocowanie, co w praktyce występuje wyjątkowo.

7. Brak trenowania na danych klientów

ExpoLead nie wykorzystuje danych klientów, leadów, notatek, nagrań ani załączników do trenowania lub ulepszania własnych ani zewnętrznych modeli AI.

8. Dostawcy, retencja i transfery

9. Nadzór człowieka

AI ma charakter wspomagający. Użytkownik zachowuje kontrolę nad zapisem, wykorzystaniem i wysłaniem wyniku. W szczególności projekt e-maila lub follow-up nie jest wysyłany automatycznie bez działania użytkownika.

• wynik należy sprawdzić pod kątem zgodności z faktami, aktualności, kompletności i tonu;
• przed kontaktem z leadem należy zweryfikować adresata, podstawę komunikacji i zgodę wymaganą PKE;
• nie należy opierać istotnej decyzji dotyczącej osoby wyłącznie na wyniku AI;
• błędny wynik można poprawić, odrzucić lub zgłosić Administratorowi.

10. Ograniczenia, błędy i ryzyko stronniczości

Modele mogą tworzyć treści błędne, niepełne, nieaktualne, stronnicze albo pozornie wiarygodne. Mogą także nieprawidłowo odczytać wizytówkę, rozpoznać mowę lub przypisać priorytet leadowi. Wynik nie jest poradą prawną, podatkową, medyczną ani finansową i nie powinien być traktowany jako jedyne źródło informacji.

11. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Klasyfikacja lub priorytetyzacja leadów może stanowić profilowanie w rozumieniu RODO, zależnie od danych i sposobu wykorzystania. ExpoLead nie zamierza podejmować wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę. Jeżeli klient wykorzysta funkcje w taki sposób, odpowiada za ocenę art. 22 RODO, przejrzystość, właściwą podstawę i zabezpieczenia, a ExpoLead wspiera go w zakresie DPA.

12. Bezpieczeństwo i ocena ryzyka

Dane są chronione poprzez szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, uwierzytelnianie, minimalizację i ocenę dostawców – zgodnie z Polityką Prywatności, DPA i Załącznikiem nr 3. Przed nową funkcją przeprowadza się ocenę prywatności i klasyfikację AI Act; gdy przetwarzanie może powodować wysokie ryzyko, wykonuje się DPIA przed uruchomieniem.

13. Kompetencje AI

ExpoLead zapewnia – w zakresie możliwie najlepszym i adekwatnym do kontekstu – odpowiedni poziom kompetencji AI personelu i osób obsługujących system w jego imieniu, uwzględniając ich wiedzę techniczną, doświadczenie, wykształcenie, zakres szkolenia, kontekst użycia i osoby, na które system może oddziaływać. Obowiązek ten wynika z art. 4 AI Act i ma zastosowanie od 2 lutego 2025 r.

14. Zgłoszenia i skargi

Użytkownik może zgłosić błędny lub szkodliwy wynik, podejrzenie naruszenia danych albo pytanie dotyczące AI na adres: ask@expolead.io Zgłoszenie powinno – bez ujawniania zbędnych danych – wskazywać funkcję, datę, opis problemu i oczekiwane działanie.

15. Zmiany dokumentu

Przed dodaniem nowego modelu, dostawcy, kategorii danych lub zamierzonego celu ExpoLead ocenia wpływ zmiany na RODO, AI Act, bezpieczeństwo, DPA i wykaz podprocesorów. Istotna zmiana jest komunikowana przed jej wejściem w życie. Aktualizacja dokumentu nie zastępuje zgody ani innej podstawy prawnej, jeżeli jest wymagana.

Podstawy prawne

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 (AI Act), w szczególności art. 4 i 50;
• RODO, w szczególności art. 5, 6, 12–14, 22, 25, 28, 32 i 35;
• Prawo komunikacji elektronicznej – w zakresie komunikacji marketingowej i technologii urządzenia końcowego.